ADMINISTRACION BASICA
PROGRAMA: SANEAMIENTO AMBIENTAL
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA AUTONOMA DEL PACIFICO (VILLA RICA – CAUDA)
TUTOR: ELICEO GARCIA SARRIA
TEMA: DIRECCIÓN Y CONTROL
La dirección dentro la administración de empresas
Introducción
Para comenzar con este amplio tema tenemos que conocer el significado de dirección, es la aplicación de los conocimientos en la toma de decisiones; para la discusión de este papel se debe saber cómo es el comportamiento de la gente, como individuo y como grupo. De manera apropiada para alcanzar los objetivos de una organización.
La responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se dice que las decisiones son el motor de los negocios y en efecto de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización.
Cuando se habla de dirección administrativa muchos creerán que es fácil de dominar, pero en realidad conlleva un gran esfuerzo y pasos que se deben seguir para lograrlo.
Desde hace muchos años una sencilla pregunta ha logrado despertar una amplia investigación sobre el liderazgo “¿Los líderes nacen o se hacen?”.
La Dirección será eficiente en cuanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa, y estos sólo podrán alcanzarse si los subordinados se interesan en ellos, lo que se facilitará si sus objetivos individuales son satisfechos al conseguir las metas de la organización y si estas no se contraponen a su autorrealización.
La dirección
Importancia
Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.
La dirección eficientemente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.
Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementaron de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.
A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.
Motivación
Es la disposición de emplear grandes niveles de esfuerzo para alcanzar las metas de la organización a condición de que la capacidad del esfuerzo satisfaga alguna necesidad individual.
La motivación es la labor más importante de la dirección, a la vez que la más compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones esperados. Múltiples son las teorías que existen en relación con la motivación, pero todas pueden agruparse en dos grandes tendencias:
· Teorías de contenido.
· Teorías de aprendizaje
· Del enfoque externo.
Ambos tipos de teorías han sido de gran trascendencia en la explicación de la conducta organizacional, ya que a través de ellas se describe la razón por la cual los empleados son productivos, o lo que impulsa su conducta, a la vez que se aportan datos valiosos para mejorar dicha conducta.
Estilos de dirección
Estilo Autocrático:
El jefe impone las normas y sus criterios, sin consultar con sus subordinados. Es el jefe quien diseña, planifica y asigna el trabajo. El grado de autoridad es muy elevado y suele generar ambientes de trabajo tensos.
Estilo Paternalista:
Establece una actitud protectora con los subordinados, interesándose por sus problemas.
No obstante, es el jefe el que toma las decisiones y ejerce la máxima autoridad.
Estilo Laissez faire:
El jefe no interviene en las decisiones, no motiva, no da instrucciones de trabajo, deja libertad de actuación a los empleados, los cuales realizan libremente su trabajo, tomando sus propias decisiones.
Este tipo de dirección conduce a un desconcierto generalizado, al no estar definidas las pautas de trabajo.
Estilo Democrático:
El directivo mantiene un equilibrio entre autoridad (dando orientaciones y marcando pautas) y la libertad de los empleados, que participan en la toma de decisiones.
Contribuye a crear un clima agradable de trabajo, aunque no siempre es eficiente.
Estilo Burocrático:
La organización establece una estructura jerárquica, con normas, pautas de actuación rígidas, de manera que todo se debe desarrollar conforme a las mismas.
Estilo Institucional:
El directivo se adapta a la situación de trabajo. Es un buen comunicador, tolerante, con confianza en sus colaboradores que procura fomentar la participación y sabe recompensar el trabajo realizado.
Adecuación del estilo de dirección a la situación
El líder debe modificar su forma de actuar según sea la situación.
Por ejemplo: El estilo directivo, cuando los subordinados tengan poca habilidad para realizar la tarea. Otro es el estilo de orientado al logro, cuando los subordinados muestran mucha habilidad para realizar una tarea, además la madurez de los subordinados es la variable que define la situación.
Liderazgo y dirección
Liderazgo es la capacidad para coordinar un grupo y motivarle para que consiga los objetivos de la organización, del líder, del grupo y de los miembros del grupo.
El liderazgo es el proceso de influir en otros y apoyarlos para que trabajen con entusiasmo en el logro de objetivos comunes. Se entiende como la capacidad de tomar la iniciativa, gestionar, convocar, promover, incentivar, motivar y evaluar a un grupo o equipo.
“El liderazgo es algo innato: se nace líder.” Los rasgos, la personalidad, las características físicas o intelectuales, distinguen a los líderes de los que no lo son.
Uno de los temas que más le preocupa a los directivos y a la alta gerencia es la consecución de personal idóneo y capaz de manejar sus empresas, encontrar personas confiables y que tengan un buen manejo de las estructuras administrativas es bastante complicado.
Un buen administrador debe proporcionarle a los accionistas de la empresa una seguridad plena del conocimiento organizacional y de cómo desarrollar la gestión financiera encaminada a la toma de decisiones que conlleve la óptima generación de riqueza de la empresa.
Frente a la administración financiera y su gestión el responsable debe proveer todas las herramientas para realizar las operaciones fundamentales de la empresa frente al control, en las inversiones, en la efectividad en el manejo de recursos, en la consecución de nuevas fuentes de financiación, en mantener la efectividad y eficiencia operacional y administrativa, en la confiabilidad de la información financiera, en el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, pero sobretodo en la toma de decisiones
La dirección: Es la aplicación de los conocimientos en la toma de decisiones; para la discusión de este papel se debe saber cómo es el comportamiento de la gente, como individuo y como grupo. De manera apropiada para alcanzar los objetivos de una organización.
Comunicación
La comunicación es el proceso mediante el cual el emisor y el receptor establecen una conexión en un momento y espacio determinados para transmitir, intercambiar o compartir ideas, información o significados que son comprensibles para ambos.
La comunicación es fundamental para el ser humano, puesto que a través de ésta logra establecer relaciones interpersonales, las cuales son la base del buen funcionamiento de una organización.
Conclusión
Para concluir este tema, una parte simbólica que debe conocer un administrador son los estilos de dirección ya que estos no son elegibles o al gusto de cada persona, ya que corresponden a la naturaleza del carácter y del temperamento de las personas, por otra parte, las personas que ocupan cargos directivos o gerenciales también deben adaptarse de acuerdo a la dirección que deseen lograr, es decir deben adaptarse conforme al carácter de sus subordinados, aquí es donde entra su poder de liderazgo.
Otro punto importante “la comunicación”, es fundamental para la dirección, es una herramienta que encierra un sin número de factores que deben ser tomados en cuenta a la hora de seleccionar e implementar un sistema de comunicación dentro de una organización, fortaleciendo las relaciones con los colaboradores, de igual forma, los directivos deben ser un ente de comunicación efectiva, practicando la escucha activa y la empatía para lograr un mayor y mejor enfoque de las necesidades de los empleados y la organización en sí, haciendo uso efectivo de esta información creando la sinergia adecuada para la consecución de los objetivos de la empresa.
CONTROL
El control es la función que se encarga de evaluar el desarrollo general y rendimiento dentro del proceso administrativo. El Proceso Administrativo posee cuatro etapas, hasta este momento hemos comentado sobre la Planificación, Organización y Dirección, ahora toca el turno a la última etapa de este proceso administrativo llamado “Control”.
¿Qué es el Control Empresarial?
El Control Empresarial es un Proceso Administrativo muy ligado con la Planeación y Dirección, el control es la fase a través del cual se evalúan los resultados obtenidos en relación con lo planeado, a fin de corregir desviaciones y errores para mejorar continuamente.
El proceso de control está vinculado a la realización de objetivos, lo que implica disponer de información sobre ellos y sobre las actividades encaminadas a lograrlos. Este proceso produce y utiliza información para tomar decisiones. La información y las decisiones de control permiten mantener cualquier sistema orientado hacia el objetivo. El proceso de control es el complemento de los procesos de planeación y dirección.
Controlar, en esencia, es el proceso de tomar decisiones para mantener un sistema orientado hacia un objetivo, con base en información continua sobre las actividades del propio sistema y sobre el objetivo. Éste se vuelve un patrón de control y de evaluación del desempeño de la actividad.
El proceso de control informa:
· Cuáles objetivos deben alcanzarse.
· El desempeño en comparación con los objetivos.
· Lo que se debe hacer para asegurar que los objetivos se alcancen.
Podemos definir el Control como:
"La función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional."
Finalidad del Control Administrativo
El control es de suma importancia ya que incluso el mejor de los planes puede ser desviado y puede no cumplirse según lo deseado: es importante tanto para mantener el control de los planes que se deben cumplir como para vigilar los cambios de ambiente y cómo se desarrollan los trabajadores en el ámbito laboral.
El control puede servirnos para: crear y obtener una mejor calidad, enfrentarse a los cambios, agregar valor a los productos o servicios que se producen en dicha empresa y facilitar el trabajo en equipo.
Requisitos para un buen Control:
Para poder ser efectivos el control demanda una serie de requisitos y características:
· Simplicidad: Indica que el proceso es sencillo, todos deben entender perfectamente que es lo que se pretende con el.
· Adaptabilidad: El sistema de control debe incorporar mecanismos capaces de adaptarse a las condiciones cambiantes del entorno.
· Eficacia y Eficiencia: Las señales deberán generarse en el momento oportuno, lo más rápidamente posible y las medidas correctoras aplicarse en el momento idóneo para que generen los efectos esperados.
· Continuidad: El control debe efectuarse son regularidad.
· Aceptación: Los control debe ser aceptado por todos.
· Enfoques sobre puntos estratégicos: Deben controlarse áreas donde las desviaciones sean más relevantes. Los controles son más efectivos cuando se aplican selectivamente en puntos críticos.
Si se poseen estos requisitos, es fácil que el control sea entendido por todos los miembros como una forma de prevenir y corregir problemas.
Tipos de Control (Terry 1999: Libro “Principio de la Administración”):
· Control Preliminar: Son los realizados antes que el proceso operacional comience. Esta incluye la creación de políticas, procedimiento y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. Por Ejemplo: Si se va producir telas tenemos que verificar antes que calidad de hilo esta ingresando.
· Control Concurrente: Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye dirección, vigilancia, sincronización de las actividades que acurran para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas. Por Ejemplo: Si se produce un producto químico se tendrán que verificar las temperaturas y las presiones del sistema para verificar si esta en la condiciones adecuadas.
· Control de Retroalimentación: Se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones. Por ejemplo: Si sabemos que tras la elaboración de un producto el % de humedad en comparación con lo anterior (lo estándar) ha variado, es decir se detecta un error, inmediatamente se hace aviso para que se tome la acción correctora oportuna.
Proceso de Control:
· Establecimiento de estándares de actuación: Estos estándares se derivan de los objetivos establecidos durante la planificación.
· Medición de Resultados reales: Es necesario de un método económico y fiable que mida la actuación o los resultados realmente conseguidos.
· Comparación de Resultados: Es la comparación de métodos reales con los estándares.
· Adopción de acciones correctoras: Si la desviaciones se encuentran dentro de los márgenes de tolerancia no se introduce cambio alguno, pero si se estima una desviación excesiva, es responsabilidad del directivo hacer los pertinentes cambios para conseguir resultados.
Características de un Sistema de Control Administrativo
Las principales características de un sistema de control administrativo eficaz son las siguientes:
· Enfoque en los puntos estratégicos
· Precisión
· Rapidez
· Objetividad de la información
· Economía
· Aceptación de las personas
· Énfasis en la excepción
Para conocer más sobre los características de un Sistema de control administrativo:
Elementos de un Sistema de Control Administrativo
Los componentes de un sistema de control, son:
· Patrones de control: Los patrones de control consisten en información que permite evaluar el desempeño y tomar decisiones.
· Adquisición de información: El proceso de control depende de información sobre el rumbo de las actividades y su progreso hacia los objetivos.
· Comparación y acción correctiva: La información sobre el desempeño real se compara con los objetivos o patrones. Con base en esa comparación, se puede iniciar una acción para corregir o reforzar la actividad o desempeño.
· Reinicio del ciclo de planeación: La información producida por el proceso de control permite tomar decisiones sobre nuevos objetivos y nuevos patrones de control.
Para conocer más sobre los Componentes o elementos de un Sistema de Control:
¿Cuáles son las Áreas de Control en la Empresas?
1. Áreas de Producción: Si estamos frente a una empresa Industrial, el área será donde se producen los productos; y si es una Empresa Prestadora de Servicios, el área es donde se prestan los servicios. Por ejemplo:
· Control de Producción
· Control de Calidad
· Control de Costos
· Control de tiempos de Producción
· Control de Inventarios
· Control de Operaciones Productivas
· Control de mantenimiento y conservación
· Control de desperdicios o merma
2. Área Comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender los productos y/o servicios. Por ejemplo:
· Control de Ventas
· Control de Descuentos
· Control de Publicidad
· Control de Costos
Comments